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    Nell'era della comunicazione digitale dove tutti sanno quasi tutto, siamo giunti alle porte della scadenza per adeguarsi alla legge entrata in vigore il 1 gennaio 2004 la quale indica in modo più o meno chiaro le regole per la tutela dei dati personali. In queste poche righe cercherò di far luce su cos'è, come ci si deve comportare e quali sono i rischi per chi non si mette in regola, adempiere ad una legge come la 196/2003 non è una cosa complessa ma allo stesso tempo richiede l'utilizzo di strumenti adatti e la consulenza di un esperto in materia.

Cos'è?
La legge sulla Privacy (D.Lgs. 196/2003) è un Codice in materia di protezione dei dati personali. Il Garante (ovvero l'organismo preposto) ha messo a punto un testo unico strutturato in tre parti: una dedicata alle regole generali, una alle specifiche tipologie di trattamento ed una alle sanzioni applicabili.
La legge impone -obbligatoriamente- chiunque tratta dei dati ad adottare delle misure minime di sicurezza per evitare la perdita, la distruzione, l'accesso non autorizzato, il trattamento non consentito o non conforme alle finalità di raccolta; la definizione delle figure autorizzate al trattamento e la stesura di un documento riassuntivo delle misure adottate (Documento Programmatico Sulla Sicurezza - DPSS). Attenzione, non vi è alcuna differenza siano i dati trattati (raccolti) in modo cartaceo o elettronico (su personal computer), inoltre solo per la stesura del DPSS la scadenza è prossima, per le altre misure, lettera di consenso ed informativa, la scadenza era fissata già al 1 gennaio 2004. Qualcuno si domanderà come mai nessuno vi ha informato, non resta che chiederlo al Vostro consulente commercialista.

Come ci si deve comportare
Le società sportive, al pari di tutti gli altri, entro il 31 dicembre 2005 devono mettersi in regola con la legge.
Le operazioni da effettuare non sono molte ma richiedono molta attenzione e un po' di organizzazione.
Innanzi tutto è necessario fornire all'atleta, ai soci, ai dirigenti e a tutto il personale di cui si hanno dati archiviati, l'informativa sul trattamento, dove vengono indicate le modalità, i soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che potrebbero venire a conoscenza in virtù del loro ruolo di responsabili o addetti a compiti specifici, nonché gli estremi che identificano il "titolare" del trattamento.
In secondo luogo sarà necessario identificare le misure minime di sicurezza applicate per la tutela dei dati, come l'adozione di sistemi e procedure che evitano l'accesso non consentito nelle aree dove vengono archiviati (ad esempio la segreteria) e l'accesso a quelli trattati in modo elettronico (archiviati su personal computer).

Per ultimo la realizzazione del DPSS, che dovrà essere conforme a quanto stabilito dal Decreto Legge e che riporterà tutte le informazioni riguardo le misure minime adottate, le figure incaricate o autorizzate al trattamento dei dati, le modalità di archiviazione e luogo di deposito.
Questo documento può essere realizzato da chiunque conosca la legge. Sul mercato sono presenti diverse soluzioni, sia figure professionali che software per la realizzazione del DPSS e dei documenti d'incarico. Nel primo caso il costo di consulenza può variare dai 300 euro ai 900 euro, nel secondo caso dai 300 euro ai 500 euro.
L'informativa, il modulo di consenso ed alcuni consigli sono disponibili sul sito internet www.fcmanager.it

I rischi
Con il mancato o parziale adeguamento, i rischi non sono assolutamente da sottovalutare. Di fatto il Garante ha stabilito sanzioni amministrative e penali che partono da 3.000 a 90.000 euro (cumulabili per infrazione) e da 3 mesi a 3 anni di reclusione, oltre al risarcimento dei danni (art. 2050 Codice Civile) al titolare dei dati.
Inoltre dobbiamo considerare la delicatezza del ruolo di una società sportiva dove gli umori non "profumano sempre di primavera" e che possono essere punto di partenza per la richiesta di una verifica con le conseguenze appena enunciate.

Il consiglio non può non essere quello di adeguarsi nei tempi richiesti, magari trovando delle soluzioni "fai-da-te" dopo un attento studio della normativa.
Iniziare con la consegna ed archiviazione delle informative sul trattamento è già un passo avanti ma non sufficiente.

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