Premessa
Si giustifica, per una società di calcio di serie C1, C2 o addirittura di serie D, l'inserimento all'interno del proprio organigramma, e l'assunzione di una figura professionale chiamata "addetto stampa"? La risposta è: dipende.
Se le funzioni affidate a quella persona sono tutte ed esclusivamente nelle due parole che ne qualificano l'attività ("addetto" e "stampa", appunto), la conclusione è senz'altro negativa. Perché un club di terza serie, o militante in una categoria ancora più bassa, non ha (tranne il caso di qualche Società "nobile" caduta in disgrazia) una esposizione mediatica tale da giustificare l'impiego di una persona deputata esclusivamente alle relazioni con la stampa. Diverso è il discorso, se a quella figura vengono allargati gli orizzonti operativi e ampliate le funzioni.

Una riflessione, allora, s'impone. Qualunque club di calcio è chiamato a confrontarsi con una molteplicità di pubblici (non solo quello dei media, ma anche la comunità dei tifosi, il target degli sponsor, il settore giovanile) ai quali trasmettere informazioni diverse. Stampa e televisioni sono attirate dalle vicende più importanti di una società, i tifosi chiedono un'informazione in tempo reale anche su aspetti più marginali, con gli sponsor è necessario conservare un rapporto anche successivamente alla chiusura del contratto, all'attività del settore giovanile è giusto dare il risalto che merita e che non sempre ottiene sui mezzi d'informazione. Se una società di calcio inserisce nella mission aziendale, accanto al risultato meramente sportivo, l'obiettivo di consolidare il proprio brand, rinforzare la propria immagine, legarsi al territorio di riferimento, allora diventa necessario dotarsi anche di una persona che, a tempo pieno, sia investita di una comunicazione a 360 gradi. Se così è, continuare a parlare di "addetto stampa", sic et simpliciter, diventa alquanto riduttivo; più giusto, invece, qualificare quel ruolo in termini di "responsabile della comunicazione".

Il rapporto con i media
Nell'impostare il rapporto con i media è bene tenere presente due regole fondamentali:
1) i giornalisti sono tutti uguali. E' buona norma, pertanto, evitare discriminazioni o privilegi: un comunicato stampa va inviato (o quanto meno ne dovranno essere informati) a tutti i soggetti interessati, anche coloro che non lo utilizzeranno immediatamente; alle conferenze stampa è bene invitare anche quei giornalisti che si sa già per certo che non potranno intervenire: è un'attenzione, questa, che risulterà assai apprezzata;
2) l'ufficio stampa è un filtro, non un muro. Chi ci lavora è un dipendente della società e ne cura gli interessi, ma è anche al servizio dei media: ne intuisce le esigenze e, fin dove possibile, ne risolve i problemi.

Varie testate, anche nazionali, hanno riscontrato nell'ufficio stampa del Ravenna Calcio, con loro sorpresa, una trasparenza e una disponibilità non trovate presso realtà superiori con le quali sono abituate ad interfacciarsi.

Detto questo, vediamo come l'area comunicazione del Ravenna Calcio è solito interfacciarsi con stampa, radio e televisioni.
Il flusso d'informazioni dalla Società verso i media può avvenire a tre livelli. Ad un contatto telefonico quotidiano vengono affidate le notizie di mera routine (programma e orari d'allenamenti, squalifiche, infortuni, amichevoli, etc.).
Il ricorso al comunicato stampa (inviato a mezzo fax o posta elettronica) avviene per le informazioni di maggior rilievo e più elaborate, quali movimenti di mercato, lancio di promozioni legate all'evento partita, smentite o correzioni in merito a notizie uscite sulla stampa, etc.
Per vicende di particolare rilievo (l'acquisto di un nuovo giocatore o l'assunzione di un allenatore, la presentazione di uno sponsor o il lancio della campagna abbonamenti) viene utilizzato lo strumento della conferenza stampa.
Al sito ufficiale, poi, l'ufficio stampa del Ravenna Calcio ha affidato l'intera comunicazione, facendone un punto di riferimento a disposizione degli addetti ai lavori (dove poter trovare, ad esempio, anche i risultati delle squadre giovanili o la presentazione delle gare), oltre che dei tifosi.

Al fine di stimolare presso gli organi d'informazione un contatto sempre più frequente con il sito del club, nel corso della stagione è stata anche elaborata una speciale newsletter telematica inviata a giornalisti e testate: organizzata per capitoli (news, rassegna stampa, settore giovanile, foto), nei titoli rimanda a tutte le notizie che riguardano il mondo giallorosso e che nel sito trovano approfondimento.
Durante la settimana rientra tra i compiti dell'addetto stampa: l'archiviazione della rassegna stampa, assicurare la presenza di tesserati nelle varie trasmissioni televisive e il "monitoraggio" delle stesse.

Per quello che riguarda le interviste, il club giallorosso non ha voluto stabilire dei giorni a cui affidare le stesse, né ritenuto opportuna l'organizzazione di conferenze stampa (alla luce del numero ridotto di testate interessate): il contatto tra giornalista e tesserato avviene dunque telefonicamente, ma passa attraverso l'addetto stampa, al quale il giornalista comunica il nome del giocatore che intende intervistare. Una procedura che apparirà un po' burocratica ma che a volte può tornare utile, specie in quelle occasioni (poche, a essere sinceri) in cui è opportuno che un calciatore venga, per così dire, "lasciato in pace".

L'addetto stampa è invece presente durante le interviste televisive, assicurando che le stesse avvengano davanti al pannello (backdrop) recante i marchi degli sponsor, e riportandone i contenuti, in anteprima, sul sito ufficiale.