Il processo di pianificazione riguarda la definizione degli obiettivi e dei mezzi per raggiungere tali obiettivi.
Una buona pianificazione strategica è fondamentale per il successo dell’organizzazione dell’evento. Hannagan¹ sostiene che la pianificazione permette di ottenere diversi benefici: far si che i manager siano in grado di investigare e risolvere i problemi che si presentano; fornire chiarezza circa la responsabilità dello staff; ridurre l’incertezza e quindi minimizzare la resistenza al cambiamento.
Catherwood e Vankrk, della società di consulenza Ernst&Young, lavorano come consulenti per i grandi eventi, come i Giochi Olimpici. Essi sostengono che “pianificare è un processo continuo che deve tenersi fino alla fine dell’evento. Per fare ciò è cruciale avere come fondamento una vision, una frase o un concetto che possa essere facilmente articolato e compreso”. Per definire tale vision, però, è necessario fare un passo indietro e andare ad individuare i numerosi stakeholder dell’evento.
Infatti, con la crescita della regolamentazione e con la crescita del coinvolgimento pubblico, il contesto in cui l’evento è pianificato è diventato sempre più complesso. Mentre i Mondiali possono essere uno strumento di lancio o rilancio della destinazione, gestito e “controllato” dalla destinazione²,i Giochi Olimpici,invece, per la dimensione e gli interessi coinvolti, possono facilmente “sfuggire di mano” alla destinazione che partecipa all’organizzazione. Per tale motivo, è importante che gli organizzatori identifichino gli stakeholder dell’evento, definendone il livello di importanza.
Una volta individuati i gruppi di portatori di interesse rilevanti per l’evento, sarebbe opportuno indicare, per ciascuno di essi, le principali caratteristiche: interessi, risorse, poteri, problemi.

La fase immediatamente successiva è quella di analisi degli assi o linee di interesse comuni: quest'analisi consiste nel segmentare o aggregare le diverse categorie di attori portatori di interessi omogenei in gruppi (clusters); uno dei modi per rappresentare visivamente i risultati di questa analisi è l’utilizzo della mappa degli stakeholder.

La mappa è una rappresentazione sinottica delle categorie di stakeholder e dei loro interessi; si rappresenta come un grafico a stella in cui ogni asse evidenzia una problematica o un asse di obiettivi.
Su ciascun asse della stella vengono collocati gruppi di stakeholder, secondo la seguente logica: i gruppi più vicini al centro della stella sono quelli che hanno un maggior interesse per quel tipo di problema. I rami che presentano un maggior numero di soggetti collegati evidenziano gli assi di obiettivi che hanno un maggior peso sul progetto e al cui interno possono nascere maggiori conflitti o resistenze.

La letteratura economica e di management, tuttavia, mette in guardia contro le eccessive semplificazioni in cui si rischia di incorrere limitandosi ad una lettura statica ed ex ante della mappa degli stakeholder; le informazioni iniziali devono essere integrate via via con i giudizi e le informazioni che si ottengono nelle fasi di sviluppo del progetto, valutando l'opportunità di modificare il grado di coinvolgimento dei diversi soggetti per un più efficace conseguimento degli obiettivi o per il superamento di vincoli o resistenze non previsti.

I gruppi di stakeholder rilevanti devono essere coinvolti nel processo di elaborazione del progetto già in fase di individuazione degli obiettivi, in modo tale da:
- valutare il rischio e le probabilità di successo dell’evento;
- definire le strategie di implementazione più adeguate;
- stabilire la composizione del gruppo di lavoro e le procedure decisionali concertate;
- valutare l'analisi benefici/costi.

Nella figura seguente sono rappresentati i principali stakeholder dell’evento olimpico.

Figura: Relazione tra gli stakeholder e l’evento

Nel prossimo articolo analizzeremo più dettagliatamente ogni tipologia di stakeholder.